Ketika seseorang memutuskan untuk mengundurkan diri dari perusahaan tempatnya bekerja, maka penting mempertimbangkan beberapa aspek. Cara membuat surat pengunduran diri merupakan bagian persiapan yang harus Anda perhatikan dengan teliti. Selain itu, perhatikan etika saat menyampaikan surat pengunduran diri agar tetap sopan.
Persiapan Sebelum Membuat Surat Resign
Surat pengunduran diri word dibutuhkan perusahaan sebagai administrasi keluar masuknya karyawan. Oleh karena itu, penyusunannya harus memenuhi kaidah yang benar. Sebelum mengajukan resign, ada enam hal yang menjadi dasar disusunnya surat pengunduran diri, yaitu:
- Alasan Mengundurkan Diri
Pastikan alasan keputusan untuk resign harus jelas dan dapat dipertanggung jawabkan. Alasan umum yang menjadi dasar resign, antara lain kesempatan berkarir yang lebih baik, lingkungan kerja tidak sehat, dan ketidakcocokan tugas.
- Pastikan Kondisi Finansial Stabil
Mempersiapkan kondisi finansial sebelum mengajukan resign harus menjadi prioritas. Pastikan dana yang Anda simpan mencukupi untuk menopan biaya hidup selama beberapa bulan kedepan.
- Memperhatikan Peraturan Perusahaan
Sebelum memutuskan resign, Anda harus memahami aturan perusahaan yang mengatur tentang pengunduran diri. Sebab, setiap perusahaan memiliki aturan berbeda untuk prosedur resign. Ada perusahaan yang memberlakukan pemberitahuan resign harus disampaikan tiga bulan sebelum Anda mengundurkan diri.
Ada juga yang memberikan syarat penyelesaian tugas dan pengembalian aset perusahaan sebelum surat resign diajukan.
- Mempersiapkan Rencana Karir
Siapkan rencana karir setelah mengundurkan diri. Buat gambaran lebih terperinci tentang pekerjaan ingin dilamar serta peluang karir yang tersedia.
- Mengkomunikasikan Niat
Sebelum menerapkan cara membuat surat pengunduran diri, Anda harus mengkomunikasikan niatan resign dengan atasan. Hal ini untuk menghindari memberi kejutan yang tidak diinginkan.
- Tugas dan Kewajiban
Pastikan sebelum resign, Anda sudah menyelesaikan semua tugas dan kewajiban sebelum hari terakhir di kantor. Lakukan proses handover dengan baik, agar transisi pekerjaan dapat berjalan lancar.
Jenis-jenis Surat Pengunduran Diri
Mengingat cara membuat surat pengunduran diri tulis tangan sangat penting, maka pahami dulu dua jenisnya. Tujuannya agar surat resign yang Anda susun sudah tepat dan benar.
- One Month Notice
Surat resign umumnya dibuat mengacu pada one month notice yaitu, Jenis pemberitahuan satu bulan sebelum Anda resmi resign dari perusahaan. Pemberitahuan menggunakan sistem ini akan memberi waktu perusahaan untuk mencari penggantinya.
One month notice menjadi sistem yang digunakan di banyak perusahaan karena dianggap menguntungkan kedua belah pihak.
- Two Weeks Notice
Cara membuat surat pengunduran diri selanjutnya yaitu menggunakan sistem two weeks notice. Jenis surat pengunduran ini merupakan pemberitahuan dua minggu sebelum Anda resmi mengundurkan diri. Pemberitahuan jenis ini terkesan lebih mendesak ketimbang jenis one month notice.
Jika ingin benar-benar resign Anda harus mengemukakan alasan yang jelas dan logis untuk disampaikan ke perusahaan.
Hal yang Boleh dan Tidak Boleh Sebelum Resign
Ada beberapa hal yang harus diperhatikan saat memutuskan mengundurkan diri. Perhatikan beberapa hal yang harus dilakukan sebelum resign dan wajib dipertimbangkan, yaitu:
- Tetap menjalin hubungan baik dengan partner kerja dari perusahaan lama.
- Tetap bekerja profesional hingga hari terakhir Anda di perusahaan lama.
- Menghapus file pribadi daripada harus melakukan cara mengunci folder dilaptop atau perangkat yang Anda gunakan di tempat kerja lama.
- Setelah memahami cara membuat surat pengunduran diri, sebaiknya membawa barang pribadi dari tempat kerja lama Anda.
Selain itu, ada juga hal yang sebaiknya tidak Anda lakukan sebelum mengajukan surat resign, antara lain:
- Tidak membicarakan hal-hal berbau negatif terkait dengan atasan di perusahaan lama Anda.
- Rencana resign harus diketahui terlebih dahulu oleh atasan. Jangan sampai atasan mengetahui rencana resign tersebut dari orang lain.
- Tidak melakukan hal-hal negatif sampai hari terakhir Anda bekerja di perusahaan
Cara Membuat Surat Pengunduran Diri yang Sopan
Setelah memutuskan dan mempersiapkan dengan baik perihal resign, Anda harus mempersiapkan surat pengunduran diri. Surat pengunduran diri yang baik dan sopan memiliki format umum terdiri dari kepala surat, isi surat, dan penutup. Memperhatikan format yang tepat saat menyusun pengunduran diri sangat penting.
Tujuannya untuk memastikan pesan Anda tersampaikan dengan struktur yang baik dan sopan. Cara membuat surat pengunduran diri, Anda bisa memperhatikan tujuh hal berikut ini:
- Tidak Menggunakan Kop Surat Perusahaan
Cara membuat surat pengunduran diri yaitu tidak menggunakan kop surat perusahaan. Umumnya surat pengunduran diri langsung dimulai dengan salam. Surat resign tidak menggunakan kop surat perusahaan karena dibuat oleh pekerja dan ditujukan untuk perusahaan tersebut.
- Langsung Gunakan Salam
Contoh surat pengunduran diri selanjutnya dibuka dengan salam. Surat pengunduran diri ditujukan untuk perusahaan, namun diserahkan ke Manager atau HRD. Oleh karena itu sebaiknya menulis surat dengan salam, misalnya kepada Yth HRD PT Maju Makmur Terus.
- Menyebutkan Niat Menulis Surat
Selanjutnya sampaikan niat menulis surat untuk mengundurkan diri. Cara membuat surat pengunduran diri selanjutnya mencantumkan tanggal pengunduran diri. Pada bagian ini juga tulis posisi jabatan dan nama perusahaan tempat Anda bekerja.
- Menjelaskan Alasan Pengunduran Diri
Bagian terpenting saat menyusun surat resign yaitu alasan mengapa Anda mengundurkan diri dari perusahaan. Namun, patut diperhatikan tidak perlu merinci alasan hingga menyentuh hal pribadi. Pertahankan bahasa sopan dan profesional dalam menyusun surat pengunduran diri.
- Sampaikan Ungkapan Terima Kasih
Jangan lupa menyampaikan ungkapan rasa terima kasih dalam surat pengunduran diri. Tujuannya untuk memberi kesan positif kepada atasan dan tetap memiliki hubungan kerja yang baik meski anda sudah keluar dari perusahaan. Selain itu, tuliskan juga bahwa Anda bangga dan senang telah bekerja dengan perusahaan tersebut.
Tulis juga permohonan maaf jika ada kesalahan yang pernah Anda buat selama bekerja di perusahaan.
- Menawarkan Bantuan Terkait Transisi Karyawan
Cara membuat surat pengunduran diri selanjutnya yaitu menawarkan bantuan terkait transisi karyawan. Setelah kepergian Anda maka posisi jabatan akan kosong. Sementara waktu perusahaan akan mencari pengganti atau karyawan baru untuk mengisinya.
Sedangkan karyawan baru mungkin belum mengetahui apa saja tugas yang perlu dilakukan di posisi yang digantikannya. Oleh karena itu, Anda bisa menawarkan bantuan agar proses transisi karyawan menjadi lancar.
- Mencantumkan Informasi Kontak
Jika di bagian awal surat resign tidak tertera informasi kontak, maka cara membuat surat pengunduran diri yaitu mencantumkan informasi kontak. Informasi kontak bisa Anda cantumkan setelah tanda tangan yang letaknya di bagian bawah. Informasi kontak akan membantu perusahaan untuk menghubungi Anda setelah resign.
Setelah membuat surat pengunduran diri Anda bisa menyerahkan dalam bentuk fisik atau cetak kepada Divisi HRD. Selain itu, Anda juga bisa membawa surat tersebut saat mendiskusikan pengunduran diri dengan atasan secara langsung.
Tetap gunakan bahasa formal dan sopan ketika membicarakan pengunduran diri Anda. Hal tersebut untuk menjaga keprofesionalan dan tidak meninggalkan kesan buruk.
Setelah memahami cara membuat surat pengunduran diri, Anda bisa menyesuaikan dengan kebijakan perusahaan. Diskusikan dengan baik dengan atasan niatan pengunduran diri Anda. Selanjutnya, Anda akan mendapatkan surat rekomendasi dari perusahaan sebagai balasannya.
Pria kelahiran Bantul, suka menulis sejak kuliah. Hobi banget menekuni tentang wawasan keislaman, teknologi dan wisata. Saat ini aktif di berbagai organisasi salah satunya di Nur Ramadhan.
